En jysk produktionsvirksomhed oplevede stigende pres på deres interne salgsafdeling i takt med vækst og øget ordrevolumen. Mange manuelle processer gjorde det vanskeligt at skalere effektivt. Ved hjælp af RPA (kontorrobot) er over 30% af indkøbsordrerne i dag automatiseret, hvilket har reduceret belastningen på medarbejderne og forbedret kundeservicen markant.
Virksomhedens salgsmedarbejdere håndterede dagligt ordrer via telefon, mail og fax, som efterfølgende manuelt skulle indtastes i ERP-systemet. Væksten betød flere ordrer – men også flere manuelle opgaver.
Selvom virksomheden ansatte nye medarbejdere, skabte det ikke den ønskede skalering. Ressourcerne blev i høj grad brugt på ensartede indtastningsopgaver frem for værdiskabende salgs- og kundeaktiviteter.
Derudover var det vanskeligt at få kunderne over på EDI eller webshop. Mange grossister sendte ordrer som PDF-filer med samme datastruktur (varenummer, produktnavn, antal og pris), ofte én PDF pr. ordre. Det resulterede i mange gentagelser og et oplagt automatiseringspotentiale.
Sammen med nøglepersoner fra virksomheden kortlagde digitise alle salgskanaler for at identificere, hvor automatisering ville give størst effekt.
På baggrund af analysen blev der implementeret en RPA-løsning (kontorrobot) bygget i UiPath, som kunne:
Kontorrobotten blev en integreret del af salgsteamet og håndterer nu ordrer fuldt automatisk – uden manuel indgriben.
Efter implementeringen kunne virksomheden konstatere, at mere end 30% af alle indkøbsordrer blev behandlet automatisk.
Det har givet mærkbare fordele:
Automatiseringen har ikke kun optimeret processerne, men også skabt et arbejdsmiljø med mere overskud, engagement og fokus på relationer frem for rutineopgaver.
Overvejer du også at automatisere manuelle salgsprocesser?
Lad os tage en uforpligtende snak om, hvordan RPA kan aflaste dit team, reducere fejl og frigive tid til det, der skaber mest værdi — uanset om du håndterer 50 eller 5.000 ordrer om måneden.
Har du spørgsmål, eller ønsker du at tale om dine digitale behov? Lad os snuppe en kop kaffe og finde løsningen sammen!
